La comunicazione elettronica viene spesso smistata fuori orario e nel fine settimana.
Questo è ciò che viene evidenziato dallo Studio di Bain & Company
Quindi come utilizzare questo strumento, non compromettendo la produttività lavorativa?
Gestire le email aziendali in maniera efficace
Quando ricevi troppe mail in ufficio e lo stress avanza!
La posta elettronica risulta uno strumento meno invadente di una telefonata. Risulta anche spesso indispensabile per lasciare traccia di un accordo: è rapida e veloce ed è gestibile praticamente ovunque.
L’email aiuta la comunicazione con il team, ci si scambiano facilmente file e documenti.
Ma quando questa è gestita male può farci perdere molto tempo e portarci a situazioni di stress.
Quindi alcuni suggerimenti per come utilizzare al meglio la email aziendale e il rapporto con colleghi e collaboratori.
Quando leggere le email in azienda?
Non lasciare il programma di posta elettronica aperto tutto il giorno, ma dedica un lasso di tempo per poter leggere e gestire le email.
Come su ogni cosa non c’è una soluzione unica, ogni imprenditore, imprenditrice, lavoratore e lavoratrice dovrà trovare il modus operandi congeniale; due esempi di soluzione potrebbero essere:
- Controllare ogni ora la posta, ma dedicare 10 minuti al massimo per l’evasione della corrispondenza.
- Dedicare lassi di tempo specifici, uno a mezzogiorno e uno verso fine giornata lavorativa.
Come in ogni situazione, sta a te trovare la via migliore e che si adatta meglio alla tua giornata lavorativa.
Quanto tempo dedicare alla risposta di una email: La regola dei 5 minuti (o del pomodoro rosso)
Rispondere ad alcune email prevede un’opera da amanuense? L’email allora diventa un ostacolo, non un aiuto. Meglio una telefonata e nel caso una email riepilogativa, giusto per lasciare traccia.
Ricordiamoci sempre che una email deve aiutare la nostra produttività, non rallentarla.
Dedica al massimo 5 minuti per rispondere ad una email. Anche meno se ricevi tantissima corrispondenza online.
Cosa è meglio fare quando si riceve una email?
Prendere decisioni rapide aiuta a gestire davvero meglio le tue email.
Intanto setta la tua posta con dei filtri, in modo che su cartelle specifiche si auto archivino dei messaggi che potrai leggere nel momento opportuno così da non ricevere troppe email nella tua casella di posta in arrivo.
Facciamo un esempio: ricevo l’estratto conto dalla banca una volta la mese: setto il filtro in modo che finisca nella cartella dedicata alla banca, quando avrò necessità di leggere quella email la vado a cercare nella mia posta.
Questi filtri sono utilizzabili secondo necessità e aiutano notevolmente la gestione delle comunicazioni “ripetitive”.
Un secondo consiglio: quando si apre una email cerca di gestirla subito.
C’è la necessità di eliminarla? È spam? È una email che non ti può tornare utile? Eliminala.
È una email che prevede una risposta urgente per un tuo collaboratore? Rispondi nel miglior modo possibile e più velocemente che puoi (o chiamalo :-)
È una email che blocca il lavoro di un tuo collega? Come prima: o rispondi subito o chiamalo appena possibile e successivamente archivia o elimina la email.
Non lasciare che la tua casella di posta in arrivo si accumuli in pagine e pagine, archivia sempre le comunicazioni.
Se stai leggendo e ti ritrovi con la tua casella di posta in arrivo con 10.000 email (ti giuro che ho visto più di un caso :), fai una grande cartella chiamata “limbo” e inserisci le email tutte in questa cartella. Nel tempo e negli anni (se ne avrai bisogno) potrai archiviarle, ma almeno così hai la posta in arrivo pulita.
Avere la posta in arrivo pulita permette di riuscire a gestire meglio la posta elettronica.
Come archiviare la posta elettronica
Catalogare le mail ed organizzare la posta elettronica
Può sembrare ovvio ma archiviare le email secondo una logica non è affatto scontato. Anzi può essere più complicato del previsto.
Basta una cartella generale per quel progetto o è meglio avere una cartella principale con varie sotto cartelle?
Anche qui non c’è una risposta univoca. Fai dei test all’inizio, utilizza la cartella “limbo” e trova la tua giusta strada.
Personalmente utilizzo una cartella per progetto e le inserisco tutte al suo interno, anche se sono di sotto progetti. C’è sempre la funzione “ricerca” in ogni posta elettronica : )
Migliore è il tuo sistema di archiviazione, migliore sarà poi la ricerca successiva quando ne avrai bisogno.
Ci sono anche soluzioni per modificare l’oggetto (il titolo) della email.
In commercio esiste praticamente una soluzione per tutto. Un investimento per lavorare meglio aiuta te, la tua attività e la tua forma psicofisica perché guadagni tempo non solo tu ma anche i tuoi collaboratori.
Tieni una check-list delle attività giornaliere
Una strategia che utilizzo da anni è avere una check list delle cose da fare durante la giornata.
Tra questi step giornalieri inserisco anche se devo rispondere a determinate email, o eventualmente chiamare la persona. Così da essere sicuro di non lasciarmi sfuggire importanti comunicazioni preso dalle lavorazioni giornaliere.
Utilizziamo solo la email o anche altri canali come WhatsApp per comunicazioni più veloci?
Diciamo subito che: WhatsApp lo considero il male in ambito lavorativo. Infatti lo ho eliminato anni fa.
Tutti utilizzano WA, e quindi è facile ricevere infiniti file da sfogliare via app. O ricevere infiniti vocali che un sequestro di persona è nulla a confronto.
Oltre al fatto che utilizzare whatsapp è uno strumento molto “intimo” e personale. Si vede quando sei entrato, se hai letto. Ma se hai letto e non hai risposto vuol dire che non mi vuoi più bene?
A parte WhatsApp la tecnologia ci offre validissime soluzioni da adottare in azienda. Alcune gratis alcune a pagamento. Lascio qui alcuni input:
- Chat interne
- Gruppi chiusi di lavoro in ambiente social
- La app Telegram, che uso regolarmente per lavoro e nella sfera privata
- Soluzioni come Slack
E potremmo veramente fare una lista infinita.
Qualsiasi soluzioni adotterai, usala con parsimonia. :D
Utilizzare un client di posta professionale
Server email aziendale o software email aziendale?
Hai una di quelle email che quando le apri sei sommerso di spam? Ti auguro proprio di no :-)
Ma se hai una di queste email valuta di adottare un client di posta professionale come Outlook o Thunderbird. O di cambiare fornitore di email :-)
Utilizza i giusti filtri antispam, così da non dover perdere tempo ad eliminare la posta indesiderata.
Affidati ad un professionista anche in questo caso perché nelle email di spam spesso ci sono malware o virus, quindi devi avere un programma antivirus aggiornato, e un blocco preventivo di file dannosi per il tuo PC.
Esistono soluzioni in cloud, utilizzabili e performanti e indicate per piccole e medie imprese e liberi professionisti; queste soluzioni a mio avviso sono il futuro per due ragioni:
Con semplici app la posta elettronica è gestibile e si aggiorna automaticamente indipendentemente dal device (pc, smartphone e tablet) che utilizzi.
Cioè se oggi sei a Verona e leggi una email e rispondi dal tuo smartphone, vedi sia le email che la tua risposta anche nel PC di lavoro che hai a Padova.
La seconda ragione è che, se ben settato, aiutano notevolmente a gestire il proprio lavoro e la coordinazione con il team.
Anche se mi occupo di web marketing, con questa tecnologia ci lavoro da anni e ho seguito setting professionali per dare supporto a molte aziende con le quali collaboro, migliorando notevolmente la produttività lavorativa.
Contattami per una consulenza.
Informazioni utili:
Libro, “Come gestire la posta elettronica”, Posta come gestirla al meglio
Come gestire la posta elettronica al lavoro ha come valutazione:
Ultimo Aggiornamento: 14 Novembre 2023
Pubblicato il: 7 Ottobre 2019
